Hoje
vamos falar de mapeamento de processos. Na literatura podemos encontrar
diversas definições para o conceito de Processos, no entanto todas elas
apresentam certa convergência entre os autores, e esta de um modo geral,
associado à ideia de fluxo numa dinâmica sistêmica de entrada - processamento -
saída.
Gosto
muito da definição de processos da norma NBR ISO 9000:2000 que conceitua
processos como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que
transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Então por esta perspectiva,
processo é um conjunto ou uma sequência de ações com um objetivo definido, que
deve agregar valor ao produto ou serviço a que ele se destina.
Antes
de estruturar os processos da organização como um todo, os gestores devem analisar
e definir os processos individuais de cada função, através e um inventário
personalizado que aqui denominamos de “Mapeamento Individual de Processos”. A
utilização do conceito de processos aplicado a cada função nos fornece um
conveniente nível de análise, além disso, permite ter uma melhor visão do desempenho
esperado, padronização dos fluxos e uma analise mais abrangente das inter-relações
de cada função.
O
mapeamento de processos de forma individual objetiva definir as atividades, sequencias,
recursos e rotinas de cada função. Realizar este mapeamento e divulgar adequadamente
para os colaboradores trás diversos benefícios para a organização, tais como:
Quais os benefícios?
- Padroniza os processos internos da empresa;
- Evita
o retrabalho nas atividades;
- Favorece o cumprimento das rotinas e prazos;
- Possibilita dimensionar adequadamente os recursos necessários para o desempenho de cada função;
- Elimina
a possibilidade da mesma atividade esta sendo desempenhada por funções diferentes;
- Possibilita
a avaliação e eliminação de atividades que não trazem resultados;
- Alinha
expectativa dos colaboradores quanto a suas funções, autoridade e
responsabilidades;
- Foca
o emprego de esforços para as demandas dos clientes (internos ou externo);
- Facilita a ambientação de um novo colaborador em caso de substituição.
Como elaborar?
O
gestor deve realizar uma analise minuciosa de cada função e descrever em uma
sequencia lógica todas as atividades, assim como seus fluxos, clientes da
demanda e recursos necessários para cumprimento da atividade de forma eficiente.
Veja abaixo um modelo:
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Acesse o link e baixe o arquivo prontinho para ser utilizado ou customizado, pois não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negocio.